System Obiegu Dokumentów

Oferowany przez nas system obiegu dokumentów o nazwie Kancelaria-BIP jest aplikacją informatyczną dedykowaną dla urzędów administracji publicznej - urzędów gminnych, miejskich i starostw powiatowych. System jest w pełni zgodny z Instrukcją Kancelaryjną:

• Dz.U.160 Poz.1074 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu.
• Dz.U.112 Poz.1319 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
  

Wyróżniki

• Kompleksowe, dedykowane rozwiązanie systemu obiegu dokumentów,
• Niska cena,
• Jednorazowa opłata licencyjna na nieograniczoną liczbę użytkowników,
• Efektywne wdrożenie w całym urzędzie w ciągu zaledwie 3 miesięcy dzięki unikalnej metodzie wdrożeniowej opracowanej przez Maxus Net Communications,
• Kontrolowane koszty wdrożenia,
• Zachodzące zmiany w pracy urzędu są związane jedynie z dostosowaniem obiegu dokumentów urzędu do Instrukcji Kancelaryjnej,
• Pełna integracja z systemem BIP,
• Integracja z systemem eUrząd,
• System jest instalowany na serwerach urzędu.

Aplikacja usprawnia proces obsługi kancelaryjnej (obieg dokumentów) w Urzędzie.

Zadania te realizowane są poprzez następującą funkcjonalność:

• wprowadzanie i udostępnianie informacji o korespondencji wpływającej i wysyłanej z Urzędu, wewnętrznej korespondencji Urzędu oraz prowadzonych sprawach;
• prowadzenie rejestrów korespondencji i spraw zgodnie z RWA;
• skanowanie dokumentów;
• odnajdywanie i monitorowanie pism i akt spraw poprzez możliwość wyszukiwania według określonego kryterium;
• sprawna kontrola terminowości załatwiania pism i spraw;
• tworzenie wykazów i raportów;
• integracja z systemem BIP;
• przygotowanie do współracy z e-Urzędem.

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu Kancelaria-BIP

Zwiększenie efektywności poprzez:

• Szybkość dostępu do informacji
  • Centralizacja informacji o pismach i sprawach,
  • Kompletność informacji,
• Zmianę procesów pracy
  • Na stanowisku pracy
    • Bieżąca rejestracja działań związanych z pismem,
    • System „pomaga i pamięta” – człowiek zajmuje się załatwianiem spraw,
  • W Urzędzie
    • Centralizacja obsługi interesanta w Kancelarii,
    • Zmniejszenie ruchu (wizyt, telefonów) interesantów w referatach ,
• Kontrolę terminowości
  • Pisma przychodzące są widoczne natychmiast po rejestracji,
  • Pisma są widoczne przez cały czas,
  • System przypomina pracownikom o terminach,

Zgodność z wymogami prawa:

• Ustawa o dostępie do informacji publicznej

Zmiana wizerunku Urzędu:

• Nowoczesność działań Urzędu:
  • Informatyzacja,
  • Dobra organizacja pracy,
  • Kompetencja obsługi interesanta w Kancelarii,
• Transparentność działań Urzędu:
  • Informacja o wszystkich pismach i sprawach będzie dostępna w Kancelarii,
  • Informacja o stanie załatwianych spraw będzie dostępna w Internecie.

Zgodność ze strategią rozwoju administracji publicznej:

• Zgodność z kierunkiem rozwoju administracji publicznej w Europie,
• Zgodność ze strategią ePolski,
• Przygotowanie do wdrożenia eUrzędu.
  

Autorem systemu Kancelaria-BIP jest firma ZETO Koszalin Sp. z o.o.