Intranet w firmie

Intranet nie tylko w nazwie może kojarzyć się z Internetem. W rzeczywistości jest to lokalny, nie połączony z ogólnoświatową siecią, firmowy Internet dostępny i używany często wyłącznie w ramach jednego przedsiębiorstwa czy organizacji, niekiedy również w szerszym aspekcie terytorialnym (tzw. ekstranet).

W przeciwieństwie do większości innych dotychczas istniejących technologii, zastosowanie intranetu ma sens już w niedużych firmach.

Przedsiębiorstwa korzystające z intranetów przekonały się, że wewnętrzne (tzn. nie publikowane i niedostępne dla użytkowników globalnego Internetu) strony WWW mogą stanowić łatwo dostępne i łatwo modyfikowalne miejsce dla publikacji szeregu ważnych i potrzebnych pracownikom firmy informacji. Intranety mogą ułatwić życie zarówno użytkownikom sieci lokalnej, jak i jej administratorom, a ponadto mogą funkcjonować praktycznie na każdym typie komputera.

Zalety i możliwości intranetu są olbrzymie. Jego zastosowanie w znacznym stopniu ułatwia i upraszcza system komunikacji i dystrybucji informacji wewnątrz firmy, przyczyniając się do redukcji kosztów komunikacji nawet o 90%. Umożliwia zarządzanie informacją z jednego źródła. Gwarantuje możliwość natychmiastowej jej modyfikacji i aktualizacji. Pozwala na swobodny dostęp „na żądanie” do informacji i danych w dowolnym czasie i miejscu na terenie firmy i poza nią. W razie potrzeby umożliwia ograniczenie dostępu danej grupy lub kategorii pracowników do określonego rodzaju informacji czy danych.

Główne korzyści wynikające z wdrożenia intranetu w firmie:

a. Usprawnienie komunikacji

Intranet ułatwia komunikacje pomiędzy pracownikami poprzez następujące narzędzia:

• Tablice ogłoszeń z informacjami od firmy dla pracowników. Treścią tych tablic na ogół zarządzają działy personalne firm,
• Automatyczna wysyłka korespondencji seryjnej e-mail lub biuletynów typu e-zin do pracowników lub grup pracowników,
• Tablice ogłoszeń „drobnych” dla pracowników,
• Informacja o nowych dokumentach w bazie wiedzy.

b. Ułatwienie dostępu do informacji

Dostęp do informacji zawartej w bazach i katalogach Intranetu możliwy jest poprzez następujące narzędzia:

• Hierarchiczne menu dostępowe po strukturze katalogów,
• Wyszukiwarka (prosta lub zaawansowana),
• Listy tematyczne sortowane alfabetycznie, wg dat lub typów dokumentów,
• Mapa baz danych informacji zawartej w Intranecie.

c. Samo-szkolenia

Baza dokumentów = baza wiedzy zarządzająca przechowywaniem informacji może stanowić doskonały mechanizm udostępniania pracownikom szkoleń w formule self-learning (samo-kształcenie):

• Dostęp do regulaminów, zarządzeń i kodeksów,
• Dostęp do wzorców dokumentów firmowych,
• Dostęp do prezentacji i filmów szkoleniowych,
• Dostęp do szkoleń interaktywnych (specjalnie przygotowanych lub zakupionych),
• Dostęp do testów i egzaminów,
• Prowadzenie okresowych testów i egzaminów sprawdzających poziom wiedzy lub umiejętności pracowników.

d. Motywacja pracowników

Intranet poprzez swoją dostępność dla wszystkich pracowników w firmie, a także dzięki centralizacji zarządzania treścią pozwala realizować programy motywacyjne dla pracowników:

• Okresowa informacja kierownictwa firmy dla pracowników,
• Informowanie o pracownikach wyróżniających się i nagradzanych za szczególne osiągnięcia,
• Informowanie o sukcesach i osiągnięciach firmy,
• Informowanie o pomysłach innowacyjnych i programach usprawniających działanie firmy, w szczególności powstałych z inicjatywy pracowników,
• Ogłaszanie okresowych programów motywacyjnych, np. program dla sprzedawców, dla działów serwisu lub produkcji,
• Monitorowanie on-line wyników programów motywacyjnych, informacje o przyznanych nagrodach,
• Redagowanie i dystrybucja biuletynu dla pracowników on-line,
• Firmowe tapety i wygaszacze ekranu do ściągnięcia.

System Maxus_CYM35 umożliwia efektywne stworzenie intranetu, rozwój i zarzadzanie jego zawartością w firmie każdej wielkości.